Contexto e desafios

A Coocirurge é uma cooperativa que reúne médicos especializados em cirurgia geral no estado do Ceará e que tem entre suas principais atribuições distribuir entre os cooperados as oportunidades de trabalho oferecidas pelas instituições de saúde contratantes.

Tendo em vista o aumento da concorrência no mercado, a cooperativa valoriza iniciativas que democratizam a distribuição das oportunidades, prevenindo a concentração da produção cooperativista na mão de pequenos grupos. Desta forma, a Coocirurge decidiu aprimorar a alocação de vagas, utilizando um sistema informatizado e um aplicativo mobile.

A cooperativa faz reuniões mensais com a presença dos colaboradores, cooperados e diretores para planejamento e distribuição das oportunidades de trabalho, usando a tecnologia para realizar o sorteio e para distribuir as oportunidades de forma ampla e transparente, com condições de igualdade para todos os cooperados.

O encontro também é visto pela Coocirurge como um momento para engajar o cooperado e incentivar a interação e a troca de experiências entre a cooperativa e seus membros e entre os próprios associados.

Além disso, essas reuniões mensais são utilizadas para disseminar informações gerenciais, estratégicas, financeiras e operacionais, favorecendo o alinhamento estratégico dos cooperados e permitindo a participação ativa no negócio.

Histórico do processo

No passado, o sorteio das oportunidades de trabalho era realizado de forma manual e abrangia as demandas de apenas um cliente. Em 2012, teve início a utilização de um sistema informatizado que realiza o sorteio aleatoriamente, de acordo com números definidos no início da reunião, mas ainda assim para apenas um cliente. 

No ano seguinte, foi implantado um sistema de ponto biométrico em que os cooperados registram a realização dos serviços no contratante, o que permitiu melhorar o controle da qualidade do serviço e a gestão das escalas. 

Já em 2014 a prática do sorteio de oportunidades foi ampliada para outros clientes. Um ano depois, o sorteio, que era realizado nas dependências do contratante, passou a ser feito na sede da cooperativa.

Por fim, em 2018 foi adotado o aplicativo mobile, onde os cooperados podem ter acesso online à sua escala e realizar movimentações de troca e repasse de vagas quando necessário, sem que os colaboradores da cooperativa precisem interferir.

Desenvolvimento e metodologia

O processo tem início quando os hospitais contratantes enviam para a Coocirurge as necessidades de alocação de cooperados para prestação de serviços no próximo ciclo. As datas das reuniões mensais de distribuição do trabalho são divulgadas pela cooperativa no início de cada ano, para permitir que os cooperados planejem sua presença.

Os cooperados, ao chegarem ao encontro, assinam o livro de ata da reunião com todos os informes que serão feitos e o serviço que está sendo oferecido no período. Nesse momento, o cooperado recebe seu número para participar do sorteio das vagas.

A diretoria da cooperativa abre a reunião com informações gerenciais, estratégicas, financeiras e operacionais. Em seguida, é aberta a oportunidade para que os cooperados participem de forma ativa por meio de críticas, elogios e sugestões.

Num segundo momento, a diretoria apresenta todas as vagas disponíveis para o período, informando os valores ofertados pelo contratante e se há alguma particularidade durante o ciclo. Os colaboradores realizam o sorteio dos cooperados em programa informatizado, para que eles escolham as vagas pelas quais têm interesse. O ciclo se repete até que todas as vagas estejam preenchidas.

Após o sorteio, a cooperativa preenche a escala no aplicativo e a disponibiliza aos cooperados, que validam suas alocações. No ambiente do aplicativo é permitida a troca ou o repasse das vagas, se necessário.

Por fim, a cooperativa envia para a instituição contratante a escala preenchida em até 48 horas após o sorteio. A Coocirurge se responsabiliza pela prestação do serviço caso haja qualquer imprevisto com o cooperado alocado na escala. Para concluir o processo, o cooperado, ao prestar o serviço, realiza o registro de presença por meio do sistema de ponto da cooperativa.

Resultados e aprendizados

Entre os resultados colhidos com a otimização do processo de alocação de vagas, a Coocirurge destaca o aumento na quantidade de cooperados participantes. Em 2017, um total de 655 membros participaram das reuniões, número que passou para 828 em 2018, antes de recuar para 780 em 2019. Já a quantidade de plantões oferecidos saiu de 2.436 em 2017 para 3.200 em 2018 e 2.681 em 2019.

A utilização do aplicativo para gestão das escalas permite que os cooperados realizem movimentações de forma ágil e objetiva, sem necessidade de intermediação dos colaboradores da cooperativa. Além disso, o planejamento e a divulgação do calendário de reuniões no início de cada ano permite que os cooperados se programem para garantir o máximo de participação possível.

A prática se relaciona com o propósito, a missão e a visão da cooperativa, com o planejamento estratégico e com o processo de faturamento. Além disso, para a Coocirurge, a iniciativa fortalece o relacionamento com os clientes e contribui para a gestão de indicadores e processos, estimulando o engajamento dos cooperados.

CONTATO DA COOPERATIVA

Coordenação - coordenacao@coocirurge.org.br