Contexto e desafios

A Unimed Juiz de Fora surgiu em 1972, com 20 médicos. Conhecida majoritariamente por seus planos de saúde, a Unimed Juiz de Fora também é referência para a Zona da Mata mineira prestando serviços de saúde e educação. Atualmente, com mais de 1.500 médicos e 180 hospitais, a cooperativa atua em Juiz de Fora e em 24 municípios da Zona da Mata.

Para suportar seu crescimento e seguir inovando, a cooperativa identificou a necessidade de melhorar seus processos internos e promover melhorias. Para ajudar nisso, uma das soluções foi a criação do Programa de Sugestão, Melhorias e Inovação (PSMI).

O programa tem como objetivo gerar as melhorias de processos por meio de pequenas ideias, além de engajar os funcionários a pensarem crítica e analiticamente. Outros objetivos são a redução de custos e o impacto financeiro positivo causado pelas sugestões propostas. 

Vale pontuar que a iniciativa surgiu em 2016 e desde então vem sendo aprimorada pela Unimed Juiz de Fora.  

Desenvolvimento e metodologia

Para que as sugestões, melhorias e inovações apresentadas pelos colaboradores fossem recebidas e analisadas da melhor forma possível, a cooperativa criou uma metodologia, definindo um processo linear.

Tudo começa no colaborador que, com a ideia em mente, a registra em um formulário. O passo seguinte é responsabilidade da área de Recursos Humanos. Uma vez por mês, o RH faz a coleta das sugestões e as registra no sistema.

Em seguida, os formulários são encaminhados aos gestores responsáveis pela área da mudança proposta. As sugestões são analisadas e, então, devolvidas ao RH. Caso a ideia não seja aprovada, uma justificativa é enviada ao colaborador.

Já se a sugestão for aprovada, ela segue para o setor de Qualidade para realizar o registro e sua pontuação. Nas mãos deste setor, os formulários aprovados devem ser encaminhados para os responsáveis pela implementação, caso ela ainda não tenha acontecido.

Feito isso, o colaborador deve reportar o sucesso e os resultados para o setor de Qualidade. Assim, ele pode garantir uma chance de concorrer aos prêmios.

Sistema de pontuação

Além de um processo linear para manter a organização, criou-se também um sistema de pontuação. Ele é dividido em três critérios: abrangência, tempo de implementação e redução de custos, e possui uma pontuação que vai de 1 a 3.

Abrangência: 

• 3 pontos: para toda a cooperativa
• 2 pontos: para demais áreas
• 1 ponto: para minha área

Tempo de implementação: 

• 3 pontos: menor que 1 semana
• 2 pontos: entre 1 semana e 1 mês
• 1 ponto: mais de 1 mês

Redução de custos: 

• 3 pontos: redução ou aumento de receita acima de R$ 15.000,00
• 2 pontos: redução ou aumento de receita de R$ 5.000,00 a 15.000,00
• 1 ponto: redução ou aumento de receita de até R$ 5.000,00

Resultados e aprendizados

Desde sua criação e implementação, o Programa de Sugestão, Melhorias e Inovação sofreu algumas mudanças que foram essenciais para seu desenvolvimento e sucesso dentro da Unimed Juiz de Fora. 

Até 2017, as sugestões eram feitas apenas através de um formulário eletrônico e dependia da aprovação dos superiores para ser levada adiante. Entretanto, ao perceberem que esse mecanismo inibia a manifestação de alguns cooperados e colaboradores, um formulário físico foi implementado.

Outra melhoria surgiu para deixar a premiação das melhores inovações ainda mais interessante. Ao invés do primeiro e do segundo colocado receberem créditos no cartão de alimentação, eles ganham viagens. 

Com a mudança nos prêmios, o valor financeiro reduzido com as sugestões implementadas passou a ser contabilizado. Assim, além de servir como critério de desempate, o impacto das ações também é evidenciado.

Ao valorizar os colaboradores, incentivar o pensamento crítico e o processo de criação e inovação, o PSMI se encaixa no 5º princípio cooperativista: educação, formação e informação. Além disso, o programa também visa a integração de práticas dentro da cooperativa e a gestão de processos.

Resultados quantitativos e qualitativos

Em 2016, ano de estreia, o projeto contou com 24 participações No ano seguinte, a iniciativa teve apenas 6 participações. Mas, apesar da adesão menor, as ideias tiveram maior impacto financeiro, gerando uma redução de custo de aproximadamente R$ 13 mil.

Já o resultado qualitativo observado do PSMI foi o reconhecimento individual dos premiados. A Unimed Juiz de Fora também atendeu a todos os objetivos propostos, como a melhoria dos processos, a redução de custos e o engajamento de todos, facilitando o acesso aos líderes.

CONTATO DA COOPERATIVA

Assessoria de comunicação: ascom@unimedjf.coop.br